PIATTAFORMA WELTIX
Weltix S.p.A. (di seguito “Weltix” o il “Titolare”) rilascia all’Interessato, cioè alla persona alla quale i dati personali si riferiscono, le seguenti informazioni ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito “GDPR”), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali. La presente informativa descrive i trattamenti svolti in relazione ai dati personali forniti dall’Interessato per accedere alla piattaforma Weltix e utilizzarla, e le misure adottate per tutelarne i diritti.
L’informativa è pubblicata sulla piattaforma Weltix, accessibile all’indirizzo www.weltix.tech (di seguito la “Piattaforma”). Riguarda la registrazione o il primo accesso, la gestione dell’account, la sicurezza e le comunicazioni relative alla Piattaforma. Non riguarda i dati trattati per la prestazione dei servizi offerti tramite la Piattaforma, compresi i dati anagrafici e di contatto richiesti per attivarli e l’eventuale riutilizzo, su richiesta dell’Interessato, dei dati già forniti all’altra società, descritti nelle informative che ciascuna società rende al momento dell’attivazione del servizio: l’informativa di Weltix per i servizi prestati ai sensi del Regolamento (UE) 2020/1503 e l’informativa di Weltix Fiduciaria S.p.A. per i servizi fiduciari. I dati forniti nella fase di manifestazione di interesse, che precede la registrazione, sono trattati dalla società alla quale l’Interessato ha manifestato interesse, secondo l’informativa resa in quella fase.
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Weltix S.p.A., con sede in Piazzale Luigi Cadorna 13, 20123 Milano, codice fiscale e partita IVA 09650010961, email reclami@weltix.tech, PEC weltix@pec.net.
Weltix Fiduciaria e i dati dei servizi fiduciari
Weltix Fiduciaria S.p.A., con sede in Piazzale Luigi Cadorna 13, 20123 Milano, codice fiscale e partita IVA 10879140969 (di seguito “Weltix Fiduciaria”), è una società distinta da Weltix che presta i propri servizi tramite la Piattaforma. Weltix Fiduciaria è titolare autonoma dei dati che tratta per la prestazione dei servizi fiduciari, compresi quelli relativi ai mandati, ai beni amministrati, alle istruzioni e alle operazioni, e li tratta secondo la propria informativa. Weltix tratta tali dati soltanto per la gestione tecnica della Piattaforma, quale responsabile del trattamento per conto di Weltix Fiduciaria e secondo le sue istruzioni, e non li utilizza per finalità proprie. Le credenziali di accesso alla Piattaforma sono gestite da Weltix quale titolare; Weltix Fiduciaria si avvale del sistema di autenticazione della Piattaforma per l’accesso all’area dei propri servizi, e i dati relativi agli accessi e alle operazioni svolti in tale area sono trattati da Weltix per conto di Weltix Fiduciaria. Weltix Fiduciaria può essere contattata per le questioni relative ai dati personali all’indirizzo email reclami.fiduciaria@weltix.tech, PEC weltixfiduciaria@pec.net.
Per chi, alla data di entrata in vigore dei Termini e condizioni, ha in essere un rapporto soltanto con Weltix Fiduciaria, fino all’accettazione dei Termini e condizioni della Piattaforma i dati, comprese le credenziali, sono trattati da Weltix per conto di Weltix Fiduciaria, quale responsabile del trattamento. L’invito ad accedere alla Piattaforma, sulla quale l’Interessato trova già impostato l’indirizzo email comunicato a Weltix Fiduciaria, è inviato da Weltix Fiduciaria. Per tali Interessati l’indirizzo email è quindi ottenuto da Weltix Fiduciaria, ai sensi dell’art. 14 GDPR. Con l’accettazione dei Termini e condizioni l’Interessato instaura il rapporto con Weltix, che da quel momento tratta quale titolare l’indirizzo email e le credenziali secondo la presente informativa e viene così a conoscenza della sua qualità di utente della Piattaforma, ma non di altri dati relativi al rapporto con Weltix Fiduciaria. Gli altri dati relativi al rapporto con Weltix Fiduciaria, compresa la circostanza che l’account proviene da tale rapporto, restano nella titolarità di Weltix Fiduciaria, che li tratta tramite la Piattaforma; Weltix li tratta soltanto quale responsabile del trattamento, in forza dell’accordo tra le società, è tenuta alla riservatezza e non li utilizza per finalità proprie.
Dati oggetto di trattamento
Al momento della registrazione il Titolare tratta l’indirizzo email e le credenziali di accesso, conservando la password solo in forma cifrata e non leggibile dal personale. I dati necessari per attivare i servizi offerti tramite la Piattaforma, compresi i dati anagrafici e di contatto, sono richiesti nel percorso di attivazione dalla società che presta il servizio e sono trattati secondo la relativa informativa.
Durante l’utilizzo della Piattaforma il Titolare tratta i dati tecnici relativi agli accessi e alle operazioni, come indirizzo IP, data e ora, tipo di dispositivo e di browser, identificativo dell’account e azioni compiute (esclusi quelli relativi ai servizi di Weltix Fiduciaria, che li tratta quale titolare tramite la Piattaforma, messa a disposizione da Weltix quale responsabile del trattamento), e registra le accettazioni, i consensi e le conferme espresse dall’Interessato, con data, ora e versione del testo accettato. Se l’Interessato opera per una società o un altro ente, il Titolare tratta anche i dati relativi ai suoi poteri di rappresentanza.
Per l’utilizzo della Piattaforma il Titolare non richiede categorie particolari di dati personali né dati relativi a condanne penali e reati.
Finalità del trattamento e tempo di conservazione
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità e conservati per i periodi indicati, decorsi i quali sono cancellati o resi anonimi:
a) consentire la registrazione o il primo accesso, creare e gestire l’account, consentire l’accesso all’area personale, prestare assistenza e inviare le comunicazioni relative alla Piattaforma, come quelle su modifiche dei Termini e condizioni, sicurezza e manutenzione, e le informazioni di servizio relative alla Piattaforma e ai servizi di Weltix attivati dall’Interessato. I dati sono conservati per la durata dell’account e per 10 anni dalla sua chiusura;
b) garantire la sicurezza della Piattaforma, prevenire accessi non autorizzati e frodi e gestire gli incidenti informatici. I dati tecnici sono conservati per 2 anni dalla registrazione dell’evento, al pari dei registri degli accessi del personale e dei fornitori ai dati degli utenti;
c) conservare la prova delle accettazioni, dei consensi e delle conferme rese dall’Interessato. Le registrazioni sono conservate per la durata dell’account e per 10 anni dalla sua chiusura;
d) adempiere obblighi di legge e richieste delle autorità. I dati sono conservati per il tempo previsto dalla norma che impone l’obbligo.
Il Titolare non utilizza i dati per finalità diverse da quelle indicate. In particolare non utilizza i dati relativi ai servizi fiduciari, né il fatto che l’Interessato sia cliente di Weltix Fiduciaria, per inviare comunicazioni commerciali o per sceglierne i destinatari. Il Titolare non invia comunicazioni commerciali; l’eventuale invio sarà subordinato al consenso specifico dell’Interessato, raccolto separatamente.
Perché il trattamento che svolgiamo è lecito
Il trattamento è lecito perché fondato sulle seguenti basi giuridiche.
L’esecuzione del contratto regolato dai Termini e condizioni della Piattaforma, per la finalità di cui alla lettera a) (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR).
L’adempimento di obblighi di legge, per le finalità di cui alle lettere b) e d), compresi quelli previsti dall’art. 32 GDPR e dal Regolamento (UE) 2022/2554 (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR).
Il legittimo interesse del Titolare alla prova dei consensi e delle accettazioni e alla tutela dei propri diritti, anche dopo la chiusura dell’account, per la finalità di cui alla lettera c) (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).
Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti elettronici e con le misure di sicurezza descritte all’art. 7 dei Termini e condizioni della Piattaforma. I dati di ciascuna società sono separati sul piano logico e sono accessibili solo al personale autorizzato, in modo nominativo e nei limiti delle mansioni; gli accessi sono registrati. Il Titolare non adotta decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati
Il conferimento dell’indirizzo email e della password è obbligatorio: in mancanza non è possibile creare l’account. Il trattamento dei dati per le finalità di cui alle lettere b), c) e d) è necessario per consentire l’utilizzo della Piattaforma.
Categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati
Il trattamento dei dati personali può essere effettuato, nel rispetto del principio della stretta indispensabilità, dal personale del Titolare, che agisce sotto la sua autorità e secondo le sue istruzioni a norma dell’art. 29 GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003, nei limiti delle rispettive funzioni.
I dati possono inoltre essere trattati da persone fisiche o giuridiche di cui il Titolare si avvale per lo svolgimento di attività strumentali alle finalità indicate, come fornitori di servizi di hosting e infrastruttura cloud, sviluppatori e manutentori della Piattaforma, fornitori dei servizi di invio di email, SMS e codici di verifica, fornitori di servizi di assistenza e consulenti informatici. Tali soggetti sono nominati dal Titolare responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR e trattano i dati secondo le sue istruzioni. Un elenco dei responsabili del trattamento è disponibile presso la sede del Titolare.
Quando l’Interessato attiva un servizio di Weltix Fiduciaria, il Titolare mette a disposizione di quest’ultima, quale autonomo titolare, l’identificativo dell’account, l’indirizzo email e l’esito dell’autenticazione, necessari per consentire l’accesso all’area dei suoi servizi, in esecuzione del contratto regolato dai Termini e condizioni. I dati possono infine essere comunicati ai soggetti la cui facoltà di accedervi sia riconosciuta da disposizioni del diritto dell’Unione europea o della legge italiana, come autorità di vigilanza, autorità giudiziaria e pubbliche amministrazioni per i loro fini istituzionali, nonché a revisori e consulenti legali, che li trattano come titolari autonomi.
Luogo di conservazione e trasferimento dei dati
I dati sono conservati su infrastrutture ubicate nell’Unione europea. Se un fornitore dovesse trattarli o accedervi da paesi al di fuori dello Spazio economico europeo, il trasferimento avverrà solo verso paesi oggetto di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o sulla base delle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione, con le misure supplementari eventualmente necessarie.
Diffusione dei dati
I dati trattati non saranno diffusi in nessun caso.
Diritti dell’Interessato
Il GDPR garantisce all’Interessato specifici diritti, che possono essere esercitati per ciascun trattamento:
Diritto di accesso: può ottenere conferma che sia in corso un trattamento dei propri dati personali e copia dei dati di cui il Titolare è in possesso.
Diritto di rettifica: può chiedere di rettificare i dati personali conservati dal Titolare qualora non siano aggiornati o corretti.
Diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate: può chiedere di non essere destinatario di decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici che lo riguardano o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.
Diritto di proporre reclamo: può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede o lavora abitualmente, qualora ritenga che il trattamento violi il GDPR.
L’Interessato può esercitare anche i seguenti diritti al ricorrere delle circostanze previste dal GDPR:
Diritto alla cancellazione: può chiedere che il Titolare cancelli i propri dati personali qualora siano cessati gli scopi del trattamento e non sussistano interessi legittimi o obblighi di legge che ne impongano la conservazione.
Diritto di opposizione: può opporsi, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse del Titolare.
Diritto di limitazione: può chiedere che il Titolare limiti le operazioni di trattamento sui propri dati personali.
Diritto alla portabilità: può ottenere i dati che ha fornito, trattati sulla base del consenso o del contratto con mezzi automatizzati, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e chiederne la trasmissione a un altro titolare.
Per esercitare i propri diritti l’Interessato può scrivere al Titolare, specificando la richiesta e fornendo le informazioni necessarie alla propria identificazione, allegando copia di un documento di identità ove non già a disposizione del Titolare, ai seguenti recapiti: via posta a Weltix S.p.A., Piazzale Luigi Cadorna 13, 20123 Milano; via email a reclami@weltix.tech ; via PEC a weltix@pec.net.
Il Titolare risponde entro un mese dal ricevimento della richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste, dandone comunicazione all’Interessato. Se il Titolare non può dare seguito alla richiesta, ne spiega i motivi. Per le richieste relative ai dati trattati da Weltix Fiduciaria l’Interessato può rivolgersi direttamente a quest’ultima all’indirizzo reclami.fiduciaria@weltix.tech , PEC weltixfiduciaria@pec.net.
Minori
La Piattaforma è riservata ai maggiorenni. Il Titolare non tratta consapevolmente dati di minori; se viene a conoscenza di dati di un minore, li cancella.
Modifiche dell’informativa
Il Titolare può modificare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative o dei trattamenti. La versione aggiornata è pubblicata sulla Piattaforma e le modifiche rilevanti sono comunicate all’Interessato nell’area personale o all’indirizzo email indicato.